根據(jù)《中華人民共和國建筑法》第三十一條規(guī)定，(合同備案)發(fā)包單位應(yīng)當在建設(shè)工程合同簽訂的30日內(nèi)，送工程所在地建設(shè)行政主管部門備案。合同發(fā)生重大變更的，發(fā)包單位應(yīng)自合同變更后15個工作日內(nèi)，將變更協(xié)議送原備案機關(guān)備案。同時，根據(jù)《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工招標投標管理辦法》(建設(shè)部第89號令)第47條規(guī)定“訂立書面合同7日內(nèi)，中標人應(yīng)當將合同送縣級以上建設(shè)行政主管部門備案;在施工過程中，各級政府建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督管理部門還要對工程建設(shè)的質(zhì)量進行全面監(jiān)督。日常中施工合同備案是由建設(shè)單位辦理的，但也存在雙方一同辦理備案的情況。

簽訂了工程建設(shè)合同必須要備案。

建筑合同備案需要提交的資料清單，要看不同的情況，不同的合同，需要的資料是不同的。

一、施工總承包合同或?qū)I(yè)承包合同

1、《建設(shè)工程施工許可申請表》原件;

2、合同正式文本一式4份原件;

3、合同當事人法定代表人證明書原件，法定代表人授權(quán)簽訂合同的，還應(yīng)提交法定代表人授權(quán)原件;

4、承包人為外地企業(yè)的，應(yīng)提交承包人資質(zhì)證書以及項目經(jīng)理(建造師)資格證書復(fù)印件(核原件);

5、招標工程，應(yīng)提交招標文件和“建設(shè)工程招標(發(fā)包)程序完成證明書”或“中標通知書”復(fù)印件(核原件);

6、非招標工程，應(yīng)提交經(jīng)注冊造價工程師簽字，并加蓋注冊執(zhí)業(yè)專用章及編制單位公章的工程預(yù)算書原件，同時需提交該注冊造價工程師注冊證復(fù)印件。政府投資工程(涉及國家安全、國家秘密的工程、應(yīng)急建設(shè)工程和搶險救災(zāi)的建設(shè)工程)還需提供審計專業(yè)局出具的審計報告復(fù)印件。

二、專業(yè)分包合同

1、《建設(shè)工程施工分包合同備案申請表》原件;

2、合同正式文本一式4份原件;

3、合同當事人法定代表人證明書原件，法定代表人授權(quán)簽訂合同的，還應(yīng)提交法定代表人授權(quán)委托書原件;

4、招標工程，應(yīng)提交招標文件和“建設(shè)工程招標(發(fā)包)程序完成證明書”或“中標通知書”復(fù)印件(核原件);

5、非招標工程，應(yīng)提交經(jīng)注冊造價工程師簽字，并加蓋注冊執(zhí)業(yè)專用章及編制單位公章的工程預(yù)算書原件，同時需提交該注冊造價工程師注冊證復(fù)印件;

6、建設(shè)單位與施工總承包企業(yè)簽訂的已辦理備案手續(xù)的施工總承包合同復(fù)印件;

7、建設(shè)單位同意工程分包的證明原件(勞務(wù)分包或已在總承包合同中約定分包的專業(yè)工程可不提供);

8、分包工程承包人為外地企業(yè)的，應(yīng)提交其資質(zhì)證書，以及項目經(jīng)理(建造師)資格證書復(fù)印件(核原件);

9、非招標工程，應(yīng)提供分包工程承包人安全生產(chǎn)許可證、項目經(jīng)理安全生產(chǎn)考核合格證復(fù)印件(核原件)。

三、勞務(wù)分包合同

1、《建設(shè)工程施工分包合同備案申請表》原件

2、合同正式文本一式4份原件;

3、合同當事人法定代表人證明書原件，法定代表人授權(quán)簽訂合同，還應(yīng)提交法定代表人授權(quán)委托書原件;

4、招標工程，應(yīng)提交招標文件和“建設(shè)工程招標(發(fā)包)程序完成證明書”或“中標通知書”復(fù)印件(核原件);

5、非招標工程，應(yīng)提交經(jīng)注冊造價工程師簽字，并加蓋注冊執(zhí)業(yè)專用章及編制單位公章的工程預(yù)算書原件，同時需提交該注冊造價工程師注冊證復(fù)印件;

6、建筑勞務(wù)企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書復(fù)印件(核原件);

7、建筑勞務(wù)作業(yè)隊長的任命書文件及法定代表人授權(quán)委托書原件。

四、監(jiān)理合同

1、《建設(shè)工程施工許可申請表》原件;

2、合同正式文本一式4份原件;

3、合同當事人法定代表人證明書原件，法定代表人授權(quán)簽訂合同的，還應(yīng)提交法定代表人授權(quán)委托書原件;

4、招標工程，應(yīng)提交招標文件和“建設(shè)工程招標(發(fā)包)程序完成證明書”或“中標通知書”復(fù)印件(核原件);

5、非招標工程，應(yīng)提交經(jīng)注冊造價工程師簽字，并加蓋注冊執(zhí)業(yè)專業(yè)章及編制單位公章的監(jiān)理酬金審核文件原件，同時需提交該注冊造價工程師注冊證復(fù)印件;

6、總監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書復(fù)印件(核原件)、總監(jiān)理工程師任命書原件，監(jiān)理單位為外地企業(yè)的，應(yīng)提交其資質(zhì)證書復(fù)印件(核原件)。

五、合同變更備案

1、補充協(xié)議原件一式4份;

2、原備案合同復(fù)印件1份。

辦理：在建設(shè)局業(yè)務(wù)收文窗口直接辦理。憑備案受理回執(zhí)領(lǐng)取辦理結(jié)果。